POS系統(tǒng)由軟體與硬體共同組成，硬體端技術(shù)純熟，不同廠商間的產(chǎn)品差異主要在於品質(zhì)，但在架構(gòu)上則大同小異，而軟體卻有明顯分際，由於餐飲型態(tài)多元化，市場上並沒有一套可以走遍天下的餐飲軟體，還是得依據(jù)使用者的作業(yè)流程稍加調(diào)整，才能滿足使用需求。

作業(yè)系統(tǒng)仍以WINDOWS為主

在進一步分析餐飲型態(tài)的差異前，先來了解餐飲軟體具備哪些基本功能，早期餐飲業(yè)者使用電腦作為收銀設(shè)備，直到近十年才改成POS終端機，硬體架構(gòu)的轉(zhuǎn)變，促使軟體作業(yè)平臺由DOS移轉(zhuǎn)至Windows之下，至於同樣應(yīng)用於PC環(huán)境中的Linux，受到使用習(xí)慣的限制而較不普遍，POS使用者多為一般大眾、非專業(yè)資訊人員，比較習(xí)慣Windows作業(yè)環(huán)境，即便Linux具備免費、穩(wěn)定性高等優(yōu)勢，在市場接受度上仍略遜Windows一籌。

對餐飲業(yè)者來說，POS是銜接整個運作流程的重要工具，肩負二大重要任務(wù)，一為傳遞與溝通店內(nèi)不同工作場所間（例如：廚房、吧臺）的訊息，另一則是搜集各分店營業(yè)資料，將此對應(yīng)到軟體來看，可得知一套POS餐飲軟體必需同時滿足入席、點餐、製餐、結(jié)帳到後端管理等五大使用需求。

入席：桌況／座位管理

餐飲服務(wù)流程從入席作業(yè)開始，早期業(yè)者使用紙張與大頭針來管理入席狀況，在白紙上約略畫出店內(nèi)餐桌分佈狀況，用大頭針釘住的地方，代表這張餐桌正在使用中，如今則透過POS餐飲軟體進行桌況／座位管理。

系統(tǒng)除了顯示桌號與人數(shù)，還會利用不同色塊顯示餐桌目前使用狀況，例如：已訂位、正在使用中、空桌等，當滑鼠移動至餐桌旁時，螢?zāi)簧蟿t顯示用餐者幾點入席、目前上菜狀況等詳細資訊，這種做法的好處是一旦遇到客滿狀況、又有人欲上門用餐時，帶位者可以透過系統(tǒng)估算出比較精確地等候時間，不會讓消費者沒有目標地空等。

圖1 : POS餐飲軟體必須依據(jù)使用者的作業(yè)流程稍加調(diào)整，才能滿足使用需求。（Resource: iChef）

此外，若遇到訂位逾時、超過用餐時間限制等狀況，系統(tǒng)還會自動跳出提醒視窗，對提供Table Services服務(wù)的餐飲業(yè)者來說，這些桌況資訊尤其重要，若是運用得宜，還能進一步提高餐桌利用率。

點餐作業(yè)

當用餐者入席後，隨之而來的作業(yè)自然是點餐，設(shè)計點餐菜單時，最重要的概念就是層次化，先列出主要餐點選項，點選後再秀出細項資訊，以綜合拼盤這道菜為例，服務(wù)生在點餐時，只會先看到「綜合拼盤」的選項，按下後才會看到可以選擇的菜色，如：雞、鴨、魚、蝦、沙拉等。

除了菜色選擇層次化以外，同一道菜（或飲料）還會有口味上的分別，例如：蔥少一點、不要加辣、牛排七分熟等，至於飲料部份則有去冰、半糖等選擇，目前的點餐流程多由服務(wù)生手寫點餐資訊，再輸入至POS點餐系統(tǒng)內(nèi)，統(tǒng)智文化業(yè)務(wù)推廣主任吳庭安表示，業(yè)者可以選擇用圖片輔助文字敘述的方式，讓介面變得更友善、縮減Key單時間。

製餐：廚房控菜系統(tǒng)

在餐飲空間規(guī)劃上，點餐櫃檯與廚房多半分處兩地，透過POS系統(tǒng)將點餐資訊傳送至廚房端，讓專事烹飪的廚師據(jù)此進行作業(yè)，通常在廚房端放置的設(shè)備為印表機及螢?zāi)唬災(zāi)挥脕盹@示待製作的餐點，印表機則列印送餐資訊（如：餐點名稱、桌號）。

此時，系統(tǒng)的功用在於整合點餐資訊進行最佳化處理，例如：有二桌客人點了同一道菜，POS系統(tǒng)便會將其歸為一類，顯示在螢?zāi)簧希奖銖N師一併烹調(diào)，藉此加快出菜速度，至於出菜口控菜人員拿到餐點後，按下印表機列印出菜單據(jù)，交由服務(wù)生送至客人桌上。

當然，這種做法並非絕對，像鼎泰豐是由廚師統(tǒng)一管理POS終端機與印表機，廚師製作完餐點後，按下螢?zāi)簧系某霾随I，列印出菜單據(jù)貼在菜盤上，再放至出菜口，由服務(wù)生送到客人餐桌上。

至於咖啡、飲料或冰品連鎖店，受到空間限制，而將點餐與製餐作業(yè)集中到櫃檯處理，此時POS終端機具備點餐與結(jié)帳雙重功能，並直接連結(jié)標籤印表機，用來列印製餐標籤（其上有餐點名稱、口味），後臺服務(wù)人員則依據(jù)標籤來製作，以飲料連鎖店五十嵐為例，櫃檯人員結(jié)帳後，將標籤貼在杯身，標籤上印有飲料名稱與甜度（如：正常、半糖等），再交由後臺人員製作。

收銀結(jié)帳

對小型餐飲業(yè)者而言，收銀結(jié)帳作業(yè)很簡單，只要把當次消費金額加總就可以，但在中大型餐飲環(huán)境裡，結(jié)帳型態(tài)卻相當多元化，通常會受到促銷活動及是否在店內(nèi)用餐等因素影響。

舉例來說，有些餐廳不定期推出本日特餐，以原價打六折的優(yōu)惠來吸引民眾，倘若用餐客人點了本日特餐及一般餐點，其身份又恰巧為VIP會員，可享用餐九折的優(yōu)惠，那麼結(jié)帳單據(jù)上就會有二種折扣；又假如客人不在店內(nèi)用餐，不必加收10%服務(wù)費，卻需要打包處理，此時單據(jù)上所顯示的資訊又會不同，此外，某些時候同桌客人要求各付各的，系統(tǒng)就得具備分單功能，按照比例或餐點列印收據(jù)（或發(fā)票）。

為了讓系統(tǒng)可以自動分辨各種狀況，在設(shè)計時就得有彈性，將上述種種狀況考量進去，提供外帶外賣品自動不折扣、彈性折扣處理、多桌合併結(jié)帳、客人分開買單等功能，如此一來，才能滿足客戶需求、又可計算出正確的消費總額。

後臺管理稽核

所謂後臺管理稽核，乃指維持店內(nèi)營運所需的各種管理功能，例如：營業(yè)額統(tǒng)計、各分店營收統(tǒng)計、進出貨管理、人員出缺勤管理等，通常以統(tǒng)計報表的方式呈現(xiàn)，且提供各種不同比較類目（如：店別、班別、時段別），方便管理者從不同面向掌握營運狀況，對於規(guī)模越大、或?qū)凫哆B鎖體系的餐飲業(yè)者而言，越有仰仗系統(tǒng)進行管理的必要性。

透過POS系統(tǒng)所產(chǎn)生的管理效益相當多，業(yè)者建議可由營收匯總報表分析未來一週的主力商品，或是檢驗促銷活動有無成效，若將POS終端機連結(jié)刷卡鐘，還能管理人員出缺勤狀況，一方面確認工讀生有無準時到班，另一方面也可以配合營業(yè)收入分析人力配置是否恰當。

至於員工權(quán)限設(shè)定的問題，例如哪些員工有招待客人小菜的權(quán)限？哪些人有收銀結(jié)帳的權(quán)利？這些都要透過POS後臺管理系統(tǒng)來設(shè)定，至於連鎖餐飲業(yè)者通常還有物流配送及帳務(wù)管理的問題，分店依據(jù)餐點銷售狀況產(chǎn)出訂貨統(tǒng)計表，而總部則是匯總各店訂貨資訊，產(chǎn)出分店配送統(tǒng)計表。

圖2 : 對餐飲業(yè)者來說，POS是銜接整個運作流程的重要工具。（Resource: Food News International）

另外，業(yè)者若欲發(fā)行會員卡，後臺管理端還會產(chǎn)生會員管理的問題，例如：在B分店申辦會員卡的客人，如果到了A分店用餐，A分店系統(tǒng)就得自動連線到總部資料庫去讀取資料，其實，後臺管理系統(tǒng)常因業(yè)主管理需求而有所不同，不過，大體而言不脫營業(yè)額統(tǒng)計與分析、會計帳務(wù)管理、人事薪資管理、以及採購物料管理等四大範圍。

市場多變POS需有彈性

吃在臺灣文化中佔據(jù)著舉足輕重的地位，這種愛好美食的民族性，促使餐飲業(yè)型態(tài)變化繁多，單就字面定義來看，餐和飲就是兩種不同營運模式；從飲食種類來看，約略可分成日式料理店、中式飯店茶樓、西餐廳、傳統(tǒng)小吃與宴席包辦等五種變化；若改由收費方式來區(qū)分，又有吃到飽、單點計費等兩種類型。

面對如此多變的市場，POS軟體自然也得跟著有彈性，因此，業(yè)者在導(dǎo)入POS系統(tǒng)時，應(yīng)先明訂自身運作流程，將此做為軟體功能規(guī)劃的依據(jù)，一來可避免造成小腳穿大鞋的浪費，二來則不怕發(fā)生削足適履的窘?jīng)r，亦即視POS有哪些功能，再改變自己的流程去貼合它。

舉例來說，採取自由入座或不提供座位的餐飲業(yè)者，不需使用桌況管理功能；至於連鎖經(jīng)營業(yè)者，則要特別注重後臺管理功能是否健全；若欲提供PDA無線點餐服務(wù)者，就得注意PDA版點餐系統(tǒng)的介面是否夠友善、無線傳輸有無死角。

整體而言，營運規(guī)模小的餐飲業(yè)者，例如手搖杯之類的業(yè)者，所使用的軟體功能不必太複雜，價格約莫在新臺幣4～5萬元間，這類型業(yè)者甚至可以選擇租賃式，不必一次買斷，只要按月支付使用費即可，至於中大型業(yè)者作業(yè)程序較複雜，適合功能強大的產(chǎn)品，價格約在10～15萬元間。

審慎評估 找到合適軟體

在配合規(guī)模與作業(yè)流程遴選軟體之餘，業(yè)者最好還要比較軟體介面的友善程度，餐飲業(yè)人員流動頻繁，每當新進人員報到時，企業(yè)都得重新教導(dǎo)使用POS系統(tǒng)的方法，如果介面不夠友善，延長新人的學(xué)習(xí)時間，無形中也增加企業(yè)的教育訓(xùn)練成本，餐飲業(yè)者惟有經(jīng)過事前審慎評估，才能找到最適合自身使用的軟體，從中創(chuàng)造效益。